Fått avvik på tilfluktsrommet? Slik går du frem

Mange byggeiere, borettslag og eiendomsforvaltere har de siste årene mottatt kontrollrapport på tilfluktsrommet sitt – ofte med en liste over avvik som skal utbedres innen en gitt frist. For mange kommer rapporten overraskende: tilfluktsrommet har stått urørt i årevis, og plutselig skal dører, ventilasjon og tekniske installasjoner settes i forskriftsmessig stand.

Solid Sikring bistår byggeiere med utbedring av tilfluktsrom – fra gjennomgang av kontrollrapporter og prising av tiltak til utbedring og sluttdokumentasjon. I denne artikkelen går vi gjennom hvordan du bør angripe en kontrollrapport med avvik.

Hvorfor har du fått kontrollrapport?

Tilfluktsrom er regulert i sivilbeskyttelsesloven og forskrift om tilfluktsrom. Eier og bruker av tilfluktsrommet har plikt til å holde rommet ved like, og til å kunne klargjøre det til bruk ved beredskap. Sivilforsvaret gjennomfører kontroller av tilfluktsrom, og resultatet er en kontrollrapport som beskriver tilstanden og lister opp avvik fra kravene.

Et avvik betyr at noe i rommet ikke lenger oppfyller funksjonen det skal ha i en beredskapssituasjon. Det kan være alt fra en dørpakning som er tørket ut, til et ventilasjonsaggregat som ikke lenger fungerer.

Steg 1: Gjennomgå rapporten punkt for punkt

Det første du bør gjøre er å lese rapporten grundig sammen med noen som kjenner bygget – gjerne vaktmester, driftsleder eller teknisk forvalter. Sorter avvikene etter tema: dører og tetninger, ventilasjon og filter, elektrisk anlegg og nødlys, sanitær og vann, samt dokumentasjon.

Ofte henger flere avvik sammen. Et rom som er fullt av lagrede gjenstander vil for eksempel gjerne ha flere avvik knyttet til fremkommelighet, nødutganger og klargjøring – som alle løses av samme tiltak.

Steg 2: Prioriter tiltakene

Ikke alle avvik er like alvorlige eller like kostbare å utbedre. En fornuftig prioritering skiller mellom:

• Funksjonskritiske avvik – forhold som gjør at rommet ikke kan brukes som tilfluktsrom, for eksempel defekte dører, ødelagte pakninger eller ventilasjon som ikke fungerer.
• Vedlikeholdsavvik – korrosjon, slitasje og manglende service som over tid vil utvikle seg til funksjonskritiske feil.
• Dokumentasjonsavvik – manglende merking, instrukser, FDV-dokumentasjon eller utstyrslister.

Fristen i rapporten gjelder som regel alle avvik, men en tydelig prioritering gjør det enklere å planlegge arbeidet og fordele kostnadene.

Steg 3: Innhent pris på utbedring

Utbedring av tilfluktsrom berører ofte flere fag: dør og beslag, ventilasjon, elektro og bygningsmessige arbeider. Skal du innhente pris, bør du be om et tilbud som dekker alle avvikene i rapporten samlet – ikke fag for fag. Da unngår du at ansvar faller mellom flere leverandører, og du får ett kontaktpunkt frem til rommet er godkjent.

Solid Sikring priser utbedringer med utgangspunkt i kontrollrapporten og en egen befaring. Befaringen avdekker ofte forhold rapporten bare delvis beskriver, og gir et mer presist kostnadsbilde før arbeidet starter.

Steg 4: Dokumenter utbedringen

Når avvikene er utbedret, skal arbeidet dokumenteres. Det innebærer beskrivelse av hva som er gjort per avvik, bilder før og etter der det er relevant, produktdokumentasjon på utskiftede komponenter og oppdatert FDV-dokumentasjon for rommet.

God sluttdokumentasjon gjør lukkingen av avvikene ryddig, og gir samtidig bygget et oppdatert grunnlag for fremtidig vedlikehold og senere kontroller.

Solid Sikring hjelper deg gjennom prosessen

Vi har bakgrunn fra både bygg, elektro og sikkerhetstekniske installasjoner, og tar ansvar for hele løpet fra kontrollrapport til dokumentert utbedring. Fokusområdet vårt er Oslo, Romerike og tilstøtende områder, men tilfluktsrom er blant oppdragene vi tar landsdekkende når det er aktuelt.